Gli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili

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Post aggiornato in data 7 settembre 2023

Abstract

Il legislatore ha recentemente fatto proprie le migliori prassi proposte dalla scienza aziendale con la richiesta alle aziende di uno stile di gestione orientato al futuro (cd. “forward looking”) dotato di sensibilità predittiva della crisi di impresa per salvaguardia della continuità aziendale, il cui raggiungimento è reso possibile con l’adozione di assetti organizzativi, amministrativi e contabili adeguati al livello di complessità dell’azienda.

La mancata osservanza delle nuove prescrizioni pone diverse conseguenze come, tra le altre, la responsabilità personale degli amministratori inadempienti verso i creditori sociali (fornitori, banche, fisco, enti previdenziali) per l’inosservanza degli obblighi inerenti alla conservazione dell’integrità del patrimonio sociale quando il patrimonio sociale risulti insufficiente al soddisfacimento dei loro crediti.

Evoluzione del concetto di valore dell’impresa nel diritto dell’economia

Se al verificarsi dei presupposti di decozione dell’azienda rappresentati dallo stato di insolvenza la “vecchia” Legge Fallimentare si assumeva l’onere di radiare l’azienda in dissesto al fine di rimuovere un soggetto di turbamento economico, il nuovo Codice della Crisi di Impresa si prefigge di recuperare l’impresa quale portatrice di valore (intrinseco) per il sistema economico: la collettività ha interesse al mantenimento dell’impresa per il suo livello produttivo e conseguentemente occupazionale, per i rapporti con fornitori ed indotto vario, col mondo bancario e finanziario, per il pagamento delle imposte ed altro (giornalisticamente verrebbe denominato PIL). La prerogativa principale del nuovo codice è quindi quello di prevenire la crisi dell’impresa, per un recupero della stessa attraverso una tempestiva emersione della crisi anche al fine di contenerne gli effetti e di assicurare la “continuità aziendale”, vale a dire la capacità dell’organizzazione di continuare a funzionare senza interruzioni significative, anche in caso di eventi imprevisti, relegando il caso di liquidazione giudiziale (evoluta semanticamente rispetto al disonorevole fallimento) ad ipotesi che si auspicano residuali.

Il rischio d’impresa ed il suo monitoraggio obbligatorio

Il rischio, definibile come la combinazione delle probabilità di avvenimento di un evento e del suo impatto, è congenitamente e fisiologicamente legato all’attività d’impresa in quanto intimamente connesso alla vocazione ad intraprendere –e quindi a creare– nonché all’aleatorietà degli eventi riferiti al contesto, all’ambiente e al mercato nei quali l’impresa stessa opera.

Purtuttavia l’accettazione ed il dover soggiacere al rischio non implica automaticamente un approccio passivo e fatalistico verso lo stesso. I dettami previsti e consigliati dalla scienza aziendale sono stati recentemente sottoposti ad un vero e proprio obbligo, pena l’assunzione delle conseguenze –anche di tipo personale– conseguenti al mancato recepimento di quegli obblighi. Trattasi, in fin dei conti, dell’ennesimo esempio di come il diritto segua la tecnica.

Infatti la predisposizione di strumenti di valutazione “predittiva” della crisi di impresa¹ e la salvaguardia della continuità aziendale, sono i primari scopi della riforma e si tratta di obiettivi il cui raggiungimento è subordinato all’applicazione di adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili.

La riforma della disciplina della crisi di impresa

La lunga attuazione della riforma della disciplina “fallimentare”, ora denominata “della crisi di impresa”², ha comportato anche importanti modifiche di alcune disposizioni del codice civile. Una, in particolare, oggetto della presente trattazione, riguarda l’introduzione dell’obbligo a carico di tutte le imprese di dotarsi di adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi e della perdita di continuità aziendale.

Gli strumenti apportati dalla riforma della crisi di impresa

In via generale il codice della crisi configura tre tipi di strumenti per la gestione della crisi:

1) strumenti per la prevenzione della crisi connessi alla definizione di crisi e all’introduzione della “probabilità di crisi”, oggetto di trattazione nel presente intervento;

2) strumenti per la ristrutturazione con la connessa priorità rispetto alle soluzioni liquidatorie;

3) strumenti per la liquidazione e l’eliminazione del disvalore sociale del fallimento.

Gli assetti organizzativi, amministrativi e contabili “adeguati”

Il nuovo articolo 2086 c.c., modificato anche nella sua rubrica (da “Direzione e gerarchia dell’impresa” a “Gestione dell’impresa”), tra l’altro dispone a carico degli imprenditori l’obbligo, che non attiene solamente la fattispecie della crisi di impresa ma anche l’ordinaria attività aziendale, di istituire un assetto

organizzativo,
amministrativo e
contabile

adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale.

Ambito di applicabilità – Soggetti interessati

L’obbligo ricade su tutti coloro che esercitino un’attività d’impresa, a cominciare dalle società (comprese le cooperative, gli enti consortili o di diritto speciale), ma anche sugli enti del terzo settore e ad ogni altra realtà definibile come impresa che sia imputabile ad una collettività di persone, più o meno personificata e indipendentemente dall’appartenenza al genere società. Infine, l’obbligo di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato riguarda anche l’imprenditore individuale, prevedendone l’articolo 3, comma 1, del D.Lgs. 14/2019 l’obbligo di “adottare misure idonee a rilevare tempestivamente lo stato di crisi e assumere senza indugio le iniziative necessarie a farvi fronte.”

Per il vero, l’obbligo di istituire adeguati assetti era già presente, nel passato, a carico delle società per azioni, in forza delle previsioni contenute nell’articolo 2381 c.c., ma la disciplina si è rivelata, alla prova dei fatti, non proprio idonea ad intercettare tempestivamente i primi indizi della crisi aziendale. Con la riforma si è operato, quindi, verso:

una rimodulazione delle funzioni dell’adeguato assetto organizzativo, amministrativo e contabile anche verso la rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale
una generalizzazione dell’obbligo verso chi eserciti attività di impresa, con la previsione tuttavia di assetti da istituire sia rapportati ed adeguati alla natura ed alle dimensioni dell’impresa ma anche funzionali alla rilevazione tempestiva della crisi e della perdita della continuità aziendale

Il legislatore porta perciò all’introduzione generalizzata del tema dell’organizzazione, pianificazione e del controllo di gestione, da implementare in maniera specifica per l’impresa, che si troverà a dover valutare e analizzare periodicamente l’andamento della gestione aziendale.

Le tipologie di assetto

Gli assetti di cui il legislatore impone l’adeguatezza sono di tre tipi:

organizzativo, ovvero un organigramma che definisca funzioni, poteri e deleghe di firma che, secondo i principi dei dottori commercialisti, consista in un:

- sistema di funzionigramma e di organigramma e, in particolare, il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e responsabilità,
- complesso procedurale di controllo;

amministrativo, ovvero l’insieme delle direttive, delle procedure e delle prassi operative dirette a garantire l’ordinato svolgimento delle attività aziendali e delle singole fasi nelle quali le stesse si articolano;
contabile, che si riferisce al sistema di rilevazione dei fatti di gestione, con riferimento al quale i principi emanati dai dottori commercialisti lo definiscono come l’insieme delle direttive, delle procedure e delle prassi operative dirette a garantire la completezza, la correttezza e la tempestività di una informativa societaria attendibile, in accordo con i principi contabili adottati dall’impresa.

Aspetti qualitativi degli assetti (le “misure idonee”) e finalità

Mentre il codice civile affianca ad una generica richiesta di adeguatezza dei ricordati assetti “anche” una funzionalizzazione degli stessi alla rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale, è il comma 2 dell’articolo 3 del D.Lgs. 14/2019 che si occupa degli aspetti “qualitativi” degli assetti, ovvero della loro adeguatezza strumentale al fine di potersi attivare senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale.

Da questo specifico punto di vista, il comma 3 dell’articolo 3 del D.Lgs. 14/2019 precisa come le misure “idonee” ed assetti “adeguati” debbano consentire di:

rilevare eventuali squilibri di carattere patrimoniale o economico-finanziario, rapportati alle specifiche caratteristiche dell’impresa e dell’attività imprenditoriale svolta dal debitore;
verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità aziendale almeno per i 12 mesi successivi e rilevare:
- l’esistenza di debiti per retribuzioni scaduti da almeno 30 giorni pari a oltre la metà dell’ammontare complessivo mensile delle retribuzioni,
- l’esistenza di debiti verso fornitori scaduti da almeno 90 giorni di ammontare superiore a quello dei debiti non scaduti,
- l’esistenza di esposizioni nei confronti delle banche e degli altri intermediari finanziari che siano scadute da più di 60 giorni o che abbiano superato da almeno 60 giorni il limite degli affidamenti ottenuti in qualunque forma purché rappresentino complessivamente almeno il cinque per cento del totale delle esposizioni,
- l’esistenza di una o più delle esposizioni debitorie verso i “creditori pubblici qualificati” (INPS, INAIL, Agenzia delle entrate e Agenzia delle entrate-Riscossione).
ottenere le informazioni necessarie a utilizzare la lista di controllo particolareggiata e ad effettuare il test pratico per la verifica della ragionevole perseguibilità del risanamento in sede di composizione negoziata.

Tra le informazioni che gli assetti devono fornire al fine di verificare la ragionevole perseguibilità del risanamento sono compresi:

l’entità del debito e dei flussi annui al servizio del medesimo generati dall’impresa;
la situazione debitoria;
i crediti commerciali;
le rimanenze di magazzino;
le passività potenziali e
le proiezioni dei flussi finanziari.

Adeguatezza degli assetti

L’adeguatezza degli assetti deve essere valutata sotto un duplice profilo:

come proporzionalità rispetto alle caratteristiche dell’impresa³;
come capacità di intercettare preventivamente situazioni di difficoltà rilevanti.

Un assetto organizzativo, infatti, è “adeguato” se presenta una struttura compatibile rispetto alle dimensioni della società, nonché alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale e alla rilevazione tempestiva di indizi di crisi e di perdita della continuità aziendale, potendo, così, consentire agli amministratori una sollecita adozione delle misure più idonee alla sua rilevazione e composizione.

Con il suo aumentare la dimensione aziendale la struttura organizzativa dovrebbe divenire più articolata, ciò imponendo l’adozione di procedure volte a monitorare i diversi processi aziendali.

Di contro, ridotte dimensione potrebbero consentire una minore formalizzazione degli assetti organizzativi in ragione della semplicità dei processi sia in termini di numero degli stessi, sia con riferimento alla tipologia delle attività e al numero delle persone coinvolte.

Un sistema amministrativo-contabile risulta adeguato se permette:

la completa, tempestiva e attendibile rilevazione contabile e rappresentazione dei fatti di gestione;
la produzione di informazioni valide e utili per le scelte di gestione e per la salvaguardia del patrimonio aziendale;
la produzione di dati attendibili per la formazione del bilancio d’esercizio.

Informativa aziendale

Gli organi delegati nelle S.p.a. e nelle S.a.p.a. e gli amministratori delle S.r.l.⁴ responsabili della istituzione ed adeguatezza degli assetti organizzativi, amministrativi e contabili sono altresì assoggettati dall’articolo 2381, comma 5, c.c.⁵ in base al quale, con la periodicità prevista dallo statuto e in ogni caso almeno ogni sei mesi, devono:

illustrare gli assetti organizzativi, amministrativi e contabili con analisi dell’organigramma e delle connesse funzioni;
esporre l’andamento della gestione con evidenza quantitativa e connessa analisi dei dati patrimoniali, economici e finanziari, riferita al periodo considerato (bilancio infrannuale);
analizzare la prevedibile evoluzione della gestione, con l’evidenziazione delle incertezze e le modalità di superamento delle stesse per mezzo di analisi di bilanci di previsione;
approfondire le operazioni di maggiore rilievo -per dimensioni e/o caratteristiche- effettuate dalla società e da eventuali controllate.

Ne consegue che alla individuazione di incertezze in merito alla capacità dell’azienda di continuare a costituire un complesso economico funzionante gli amministratori devono fornire informazioni e presentare documenti, con cadenza periodica, sui controlli adottati, i sistemi informatici utilizzati per il reporting, le modalità di gestione dei rischi finanziari e operativi, nonché la presentazione di un’apposita relazione contenente i dati economico-finanziari di consuntivo e i dati previsionali. Tali flussi informativi sono poi completati da piani di budget e piani pluriennali. Trattasi di un’attività che si prefigge di dimostrare l’adeguatezza dell’assetto in relazione al livello di organizzazione organizzativo, amministrativo, contabile e dare chiara esplicitazione dei relativi fattori di pericolo, delle verifiche effettuate e dei piani aziendali futuri atti a fronteggiare il rischio di crisi e la perdita di continuità aziendale.

Strumenti per la costruzione e monitoraggio di adeguati assetti

Gli strumenti appropriati per la definizione, costruzione e monitoraggio, secondo un approccio forward looking, delle informazioni e documenti sono di analisi organizzativa supportata da un assetto amministrativo e contabile, dotato di controllo di gestione che permetta l’integrazione di strumenti quali:

consuntivo patrimoniale/economico/finanziario infrannuale, al fine di costituire una banca dati ai fini giuridici nonchè per l’analisi degli scostamenti;
budget economico, per valutare ed analizzare l’effettivo raggiungimento di ipotesi gestionali e degli obiettivi aziendali;
budget di cassa e di tesoreria, che permetta la verifica della sostenibilità dell’indebitamento e l’esistenza di concrete prospettive di continuità aziendale almeno per i successivi dodici mesi;
indicatori di performance KPIs (key performance indicators), che permettano l’analisi di eventuali scostamenti rispetto gli obiettivi prefissati;
rolling forecast, attraverso proiezioni e simulazioni ricorrenti e aggiornate di periodo in periodo volte a verificare l’impatto sulla continuità aziendale di possibili diversi scenari anche per contrastare eventuali eventi non positivi;
balanced scorecard, quali sistemi di controllo strategico rivolti al medio e lungo periodo che consentano di misurare le performance aziendali non solo dal punto di vista economico e finanziario ma anche sotto aspetti i profili qualitativi.

L’assetto amministrativo, si ribadisce, dovrà essere adattato tenendo anche conto delle diverse dimensioni aziendali, per cui le aziende di ridotte dimensioni, normalmente prive di sistemi previsionali articolati, sarà sufficiente l’introduzione di sistemi di controllo semplificati che in ogni caso sapranno fornire indicazioni per monitorare e orientare la gestione, con l’introduzione –comunque– di indicatori che possano evidenziare la mancanza di condizione di equilibrio.

Parametri di “adeguatezza” degli assetti possono essere desunti dalla prima giurisprudenza che ha contestato le seguenti carenze, rispettivamente legate:

all’assetto organizzativo: organigramma non aggiornato o carente, assenza di un mansionario, inadeguata progettazione della struttura organizzativa e polarizzazione in capo a una o poche risorse umane di informazioni vitali per l’ordinaria gestione dell’impresa, assenza di un sistema di gestione e monitoraggio dei principali rischi aziendali;
all’assetto amministrativo: mancata redazione di budget e strumenti di natura previsionale, di una situazione finanziaria giornaliera, assenza di strumenti di reporting, mancata redazione di un piano industriale;
all’assetto contabile: contabilità generale inadeguata, assenza di una procedura per la gestione e monitoraggio dei crediti da incassare, analisi di bilancio unicamente finalizzata alla redazione della relazione sulla gestione e mancata redazione del rendiconto finanziario.

I vantaggi di assetti organizzativi, amministrativi e contabili “adeguati”

La definizione ed il mantenimento di adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili adeguati consente il raggiungimento di una serie di vantaggi che contribuiscono al successo e alla sostenibilità di un’azienda. Benefici derivanti da un’implementazione efficace di tali assetti potrebbero consistere in:

conformità normativa: adeguati assetti amministrativi e contabili assicurano la conformità alle normative e regolamentazioni vigenti, riducendo il rischio di sanzioni e garantendo la reputazione aziendale;
efficienza operativa: una struttura organizzativa ben definita e processi amministrativi efficienti consentono di ottimizzare le operazioni quotidiane, riducendo tempi e costi;
trasparenza e rendicontabilità (accountability): assetti organizzativi chiari favoriscono la trasparenza all’interno dell’azienda, consentendo a tutti i membri di comprendere i ruoli e le responsabilità. Ciò promuove l’irreprensibilità e riduce il rischio di conflitti e malintesi;
controllo finanziario: un sistema contabile affidabile offre un controllo finanziario più preciso, consentendo di monitorare e gestire in modo efficace le risorse finanziarie dell’azienda;
pianificazione strategica: una struttura organizzativa ben progettata facilita la pianificazione strategica a lungo termine, consentendo all’azienda di identificare obiettivi chiari e di adottare strategie per raggiungerli;
valutazione e reporting accurati: assetti contabili accurati permettono una valutazione precisa della situazione finanziaria dell’azienda, fornendo informazioni cruciali per la presa di decisioni e per la comunicazione con gli stakeholder.
gestione delle crisi: in periodi di difficoltà o crisi aziendali, assetti ben strutturati consentono una gestione più efficace delle situazioni, aiutando l’azienda a superare le sfide con maggiore facilità e col minore o nullo rischio di sanzioni;
innovazione e adattabilità: una struttura organizzativa flessibile favorisce l’innovazione e la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato, mantenendo l’azienda competitiva nel lungo termine;
crescita sostenibile: assetti organizzativi, amministrativi e contabili ben gestiti forniscono una base solida per una crescita sostenibile. L’azienda è in grado di gestire l’espansione in modo controllato e di capitalizzare opportunità di mercato;
gestione delle risorse umane: assetti organizzativi efficaci contribuiscono a una gestione delle risorse umane più efficiente, migliorando la soddisfazione dei collaboratori e promuovendo un favorevole ambiente di lavoro;
attrattività per investitori: investitori e finanziatori sono più propensi a supportare aziende con assetti organizzativi e contabili solidi, in quanto indice di una gestione responsabile e di una maggiore affidabilità finanziaria.

L’assunzione di adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili costituisce un investimento strategico, oppure una minor spesa futura, ma che può contribuire significativamente al successo a lungo termine di un’azienda, migliorando la sua efficienza, trasparenza e capacità di adattamento.

Conclusioni

La svolta verso una gestione imprenditoriale avveduta riflette la crescente incertezza nel panorama aziendale attuale, evidenziando i limiti dell’approccio a breve (se non “day by day”) e l’imprescindibilità di uno stile di direzione più scientifico, razionale e proattivo.

Parallelamente, l’adozione di adeguati assetti dovrebbe essere considerata un investimento, non un costo, con un ruolo funzionale non solo a prevenire la crisi, ma anche come opportunità di sviluppo per l’azienda e di crescita delle competenze manageriali e dei fattori organizzativi che influenzano la competitività. In un ambiente imprenditoriale sempre esposto a rischi, sia interni che esterni, la prioritaria preservazione delle condizioni prospettiche di equilibrio implica la tempestiva identificazione dei fenomeni che potrebbero minacciarlo.

NOTE:

[1] definita “lo stato del debitore che rende probabile l’insolvenza e che si manifesta con l’inadeguatezza dei flussi di cassa prospettici a far fronte alle obbligazioni nei successivi dodici mesi”.

[2] entrata in vigore il 15 luglio 2022 in esecuzione della Direttiva (UE) cd. «Insolvency» n. 1023/2019 riguardante i vari ambiti della crisi, ma che subirà ulteriori modifiche per essere adeguato delle evoluzioni economiche conseguenti alla crisi del recente passato ed ancora in atto.

[3] gli assetti, da istituire in ogni impresa, devono essere adeguati alla natura ed alle dimensioni della stessa, il che implica, nell’ambito dell’organizzazione imprenditoriale, la differenziazione delle procedure, processi e modelli soggetta a discrezionalità indotta non solo dalla norma (in considerazione della natura e dimensione dell’impresa) ma anche dalla scienza aziendalistica.

[4] ai sensi dell’articolo 2475, comma 1 e comma 6, c.c. l’istituzione degli assetti di cui all’articolo 2086, secondo comma, spetta esclusivamente agli amministratori. … Si applica, in quanto compatibile, l’articolo 2381, comma 5, c.c. .

[5] Gli organi delegati curano che l’assetto organizzativo, amministrativo e contabile sia adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa e riferiscono al consiglio di amministrazione e al collegio sindacale, con la periodicità fissata dallo statuto e in ogni caso almeno ogni sei mesi, sul generale andamento della gestione e sulla sua prevedibile evoluzione nonché sulle operazioni di maggior rilievo, per le loro dimensioni o caratteristiche, effettuate dalla società e dalle sue controllate.

DiDott. Gabriele Righetti